成長するためには、まず自分の時間管理から始めよう！

皆さん、こんにちは

早いものでアッシュに入社をしてから1年間が経過しました。
昨年の10月5日に入社し、色々な経験ができ、
今までで一番濃い1年間になったのではないかと思います。

例えば

・新規顧客を発掘し、自分のお客様としてしっかり対応すること

以前はルート営業でしたが、現在は新規開拓を主に担当しています。
私の場合10月の新規訪問は9件でした。
9件のお客様の課題を想定して、TeachmeBizをどう活用できるのかを想定し、
準備をしてから訪問するという事を実施しています。
今まで新規訪問企業の会社情報と、
どうやって活用できそうかを想定して訪問することはしていましたが、
「どうやって活用できるか」は私目線であり、
商品を売りたい営業マンであるということを学習しました。
お客様の課題を想定して、本当のお困りごとは何なのか、
その困りごとに対してTeachmeは有効なツールなのか、
それを考えながら準備をすることが、お客様目線になることで、
それが何よりも重要なことであるということを一年間かけて学びました。

・日々業務を見直し、改善すること

ただ目の前の業務に追われるだけではなく、どうやって効率の良い方法を行うのか、
自分の悪い所をどうやって改善していくのか、改善の結果どうなったのか、
これらを毎週の営業ミーティングで振り返ることによって、
今までよりも自分の成長を感じるようになりました。
つい先日ですが、上司の辻から
「TeachmeBiz販売戦略のための合宿を行うことが決まりました」と連絡をメールで受けた時に、
すぐに「○○と○○と○○を話し合おうと思いますが、他に何か議題がありますか？」
と返信出来た自分を振り返って、
「議題をすぐに出せた」ことと
「議題を出して確認し、事前に合宿に向けて準備をして有意義な時間にしよう」という考えが
自然に出たことに対して自分で驚きました。

この一年間振返ると他にもたくさんありますが、
なぜこんなにも変化が起き始めたのかを振返ってみると、
6月から毎日つけている「働き方改善シート」が大きな効果をもたらしていると思います。
今日は私が4ヵ月間毎日書いている「働き方改善シート」のご紹介をしたいと思います。

「働き方改善シート」

無料　※私がExcelで作成しているので無料です（笑）
★機能
.毎日の業務を「予定」と「実績」で記録、何に時間がかかっているのかを見えるかでき、
その業務の改善に取り組むことができる
.タスクが発生した時に「優先」「重要」をすぐに記載・分類することができる
.訪問・再訪問・資料作成・テレアポなど自分の業務の一週間のトータル時間を知ることができ、
多くかかった業務の効率化に取り組むことができる

 

使い方は簡単です。
毎日の予定と実績を「時間」「業務」「タスク」の3分類で記入し、
何にどれだけかかったのかを把握、そして効率化するための時間の使い方を検討・実施し、
PDCAを回すというものです。
これをベースに、タスク漏れが発生しないように優先・重要でタスクを分類できるスペースを作成、
ここにタスクが発生したら記入します。

ここまでなら手帳やフリーであるかもしれませんが、
私の改善シートはここから多くのノウハウを蓄積できるようにしています。

まず一週間の業務にどれだけ時間がかかったのかを週の終わりに集計できるようにしています。
一日と一週間という二つの視点から、どのスケジュールに無理があったのかを検証し、
翌週に活かすという使い方をします。

例えば、私の業務に「競合調査の報告書資料を作成する」という業務があったとします。
まずは『優先・重要』、『非優先・重要』、『優先・非重要』、『非優先・非重要』で
どこに分類されるかを決めます。
次にその業務をいつ実行するのか、資料作成に必要なTBは何かを決めます。
それからTB毎に時間を設定し、トータルで何時間かかりそうかを想定します。
想定後、必要な時間をスケジュールに確保します。

例えば
・何を調査すれば上司が判断できるかを考える　5分　例）価格・質量・バッテリーの持ち時間など
★必要なら上司と擦り合わせ時間の確保
・競合の製品名をインターネットで調べる　10分
・競合製品の特徴をインターネットで調べる　30分
・特徴と自社製品との差を調べる　15分
・調べた結果何を言いたいのかを考える　20分
・PowerPointのレイアウトを手書きで考える　30分
といった形でTBを決定します。
この作業を全て行うために必要な時間は110分です。。
なのでスケジュール上は110分を確保し、どんなTBをするのかを記入します。
そして「実績が150分かかった」場合、どの作業に時間がかかったのかがわかるようにします。
例えば「競合の製品名をインターネットで調べる」が10分ではなく30分かかったしまったなら
なぜ30分かかったのか、もっと簡単に調べる方法がなかったのかを探求します。

このように一つの作業をTBして時間を決めてスケジュールに落とし込み、実施し改善する、
これを毎日繰り返していくことが、このシートのメインの使い方です。

このメインの使い方の他に私のシートには3つの記録項目があります。
それは
①　日々の気付き記録
②　上司のフィードバック記録
③　本からの気付き記録
の3項目を記録できるようになっています。

①は例えば前日の打合せで「お客様目線に立っていない」という指摘が上司からあった場合、
気付き欄に「タイトル、いつ、どんなシチュエーションで、誰にフィードバックされて、
どう感じ、今後どう改善していくのか」を記入していきます。

②は事実を書き留めていきます。後からすぐに見直せるように日付、タイトル、内容を記入します。

③は1つの本から多くても3つまでの気付きとこれから実践していこうと思うことを記入します。
本の場合、多くは「あれもこれも自分に必要なことだから頑張って実践しよう」と考えがちですが、
結局実践出来ないことが多いので、枠を決めて、
一番実践したいことに絞り、言葉も簡略しわかりやすく
記録に残すことで、余計な情報を入れずスッキリした記録にしています。

盛りだくさんの働き方改善シートですが、慣れればサクサクと記入ができます。
新入社員や自分の働き方を改善したい人にはピッタリなツールだと思います。
ご興味ある方いらっしゃいましたら、下記のアンケート用紙に記入していただければ、
次のコラムが更新されるまでの期間限定でお渡ししますので、ぜひ試してみてください。

▼▼▼お申込み▼▼▼
https://goo.gl/forms/sYxX9uRBD7RQaqKs2

期限：11月30日

 

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