中小企業のＤＸ化を進めるために

みなさんに質問です。

①電車に乗るとき、切符を買っていますか？
②分厚い紙の辞書で言葉を調べますか？
③新聞は、自宅に配達してもらっていますか？

ほとんどの人は、この問いに「いいえ」と答えるでしょう。
では、次の質問です。

①’請求書は、電子化されていますか？
②’在庫管理は、電子化されていますか？
③’業務マニュアルは、電子化されていますか？

この質問に、「はい」と答えられる方は少ないのではないでしょうか。

この両極端の回答になる質問をした理由を以下に解説しましょう。

 

①電車に乗るとき、切符を買っていますか？
①’請求書は、電子化されていますか？
の質問の対比は、以下の通りです。

電車に乗るには、乗車区間分の運賃の精算が伴います。
以前は、駅の券売機で切符を購入し、駅員さんに切符を見せて乗り降りしていましたが、
今は、ICカードで自動決済しています。
このことによって、鉄道会社は省力化でき、乗客は利便性が増しました。

各社で毎月発生している請求書の発送業務も電子化されれば、同様の効用があるのですが、
従来通りに請求書を印刷して、封入して、発送しているのはなぜでしょうか。
それは、取引先の理解と協力が、なかなか得られないからです。
多くの取引先から承認を得る手間がかかりすぎるので、
電子化に踏み切れないのが実態でしょう。

 

②分厚い紙の辞書で言葉を調べますか？
②’在庫管理は、電子化されていますか？
の対比質問で伝えたいのは、
広辞苑の登録語彙数は25万語で、ページ数は3216ページ。
この分厚い辞書から、探したい言葉の一文字を見つけるのは面倒くさいので、
辞書は使わないですよね。
調べたい言葉をネット検索すれば瞬時に探せるのですから。

在庫管理はどうでしょうか。
在庫も辞書の言葉と同様に、多くの種類の材料や製品が保管されています。
ある材料の数を目視で数えるのは、辞書を引く以上に手間がかかります。
それにもかかわらず、在庫管理の電子化が進まないのはどうしてでしょうか。
それは、材料の入荷から、加工、組立、検査の工程ごとに、
製番などの入力作業が必要となるからです。
そして、誰かが入力を忘れてしまうと在庫数が合わなくなり、
在庫データが使えなくなってしまいます。

このように数値の信頼性を担保させるのが大変なので、電子化が進んでいません。

 

③新聞は、自宅に配達してもらっていますか？
③’業務マニュアルは、電子化されていますか？
この対比の結びつきは、ナレッジ（知的資産）の活用にあります。

新聞を定期購読している人は激減しました。
インターネットの活用が日常化した今、
新聞に掲載されているようなナレッジは無料で閲覧できますし、
欲しい情報は検索すれば、記事でも動画でもすぐに見つけられます。

我々は、この世の中にあるあらゆるナレッジを、
インターネットを通じて検索して活用しているのですが、
企業内のナレッジはどうでしょうか。

作業マニュアル、品質管理マニュアル、教育ツールなどの企業内ナレッジの標準化は、
ほとんどの企業で、施されていません。
新人が入るたびに、部署が変わるたびに、作業のやり方を先輩が教えるという行為を続けています。
これらの企業内ナレッジは、なぜ、電子化されないのでしょうか。
それは、マニュアルを作るのが大変だからです。

 

今回取り上げた事例のように、電子化すれば効率が高まることを
頭ではわかっていても、電子化する過程で生じる負担が大きいため、
着手できない実情があります。

このみなさんの困りごと（大きな負担）を解決するにあたり、
当社では、マニュアルの作成からマニュアルの使用環境を整える支援を行ってきています。

中小企業の社員のみなさんの業務負担を軽減させる上で
必須となっているDX化の第一歩を踏み出していただくために。

 

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