魔法の言葉

皆さんこんにちは。
5月になりました。
ピンク色に色づいた桜の風景もあっという間に色を変え、
これからはみずみずしい新緑の季節が到来ですね。
今年は10連休という超大型連休があり、私は妻と旅に出るなど謳歌してきました。

さて私は、4月に初めての経験をしました。
それは、実習生つまり後輩が一人できたことです。
期間は2週間と、後輩と呼ぶには短い期間でしたが、とても新鮮な経験をしました。
主に仕事の進め方を教えたり、
パソコン操作の仕方やTeachmeでのマニュアルの作り方を教えたりしました。

察しのいい方はもうお気づきですね（笑）
今回は先輩としてTeachmeを使ってみて、
どれだけ楽かを実感した経験談をお話します（笑）

実習に来た方を仮にAさんとします。
Aさんは事務の実習としてアッシュに来ていたので、
基本的には会社で作業することになります。
一方私は営業マンなので外に出てしまうことが多いです。
朝お客様の所に直行し、夕方お客様の所から直帰する。
そんな日も多くあります。
ですが、奇跡的にAさんが実習中の間は
ほとんど直行直帰がありませんでした。
そのためAさんの作業が止まった時はすぐに私に質問をしてきてくれたり、
逆に私からも困っていることはないかを声かけたりしながら業務をしていました。

Aさんは凄く周りに気を使うことのできる方で、
質問をするにも私の手が止まったかどうか、
タイミングは今で大丈夫か、仕事の邪魔にならないか、
そういった事に凄く気を使いながら声をかけてくれる方でした。
いくら私が「気にしないで困ったことがあれば声をかけて大丈夫だから」と
伝えてもやはり気にしてしまう、そういう方でした。
（新人なので特に周りに気を使ってしまい、聞きにくいのでしょう。
私も「聞いても大丈夫だよ」と伝えながら、
心の中では「聞きづらいよなぁ…」と思っていました。）

さて、事が起きたのは実習5日目のこと。
このコラムを読んでくださっている方々の中には
ご存知の方もいるかもしれませんが、
私のアッシュでの役割の一つに
「水を切らさず、在庫抱えずの絶妙なタイミングで行う
ウォーターサーバー用の水の発注」があります。
実習5日目に、このアッシュでの役割が発生しました。
しかし、この時私は別の業務に追われていて、すぐに着手することができません。
でも後回しにするとアッシュのメンバーが困ってしまいます。
困った私はAさんに水の発注をお願いすることにしました。

その時に私はある’魔法の’言葉を使いました。
「Teachmeに水の発注の仕方マニュアルがあるから、
それ見てやってもらえませんか。わからなければ聞いてくださいね」

なぜこれが魔法の言葉なのでしょうか。

その前に水の発注を依頼した結果どうなったのかお伝えします。
もちろん無事に発注できました。
それも私に質問もなく、私はたったの10秒で依頼をし、
後は自分の作業を進め、Aさんの発注が終わった時に報告を受けただけです。
マニュアルがなければどうなっていたでしょうか。
・水の発注をお願いします。
・発注の目安は水が残り1/3になったら行います
・発注先は○○商店です。
・連絡先は▲▲で担当は■■さんです。
・発注する時には何時ごろに持ってきてもらえるかを確認してください
・何か質問はありますか？
とこれらを説明しなければなりません。
私の説明やAさんのメモを取るのを待つということを考えると
5分ぐらいはかかるでしょう。
それが10秒で出来たので、業務に支障も出ず、水の発注も完了し、
スッキリとした気持ちで仕事を続けられたのです。

さて、なぜ「魔法の言葉」なのかですね。
今回は5分の作業が10秒で済みました。
これが教えるとなると30分かかる作業だとしたらどうでしょうか。
30分が10秒で済むのです。
「この業務を依頼したいんだけど、
やり方はTeachmeに入っているから確認してやってみて」と言うだけで、
その業務を教えるのにかかる時間が全て10秒程度になるのです。

この「Teachmeに入っているから」が社内共通語になったら？
部下や同僚に仕事を依頼する時に「Teachmeで○○と検索したらやり方わかるよ」
で通じるようになったら？
全ての教える時間を10秒で済ませることができるのです。
まさに時間短縮を可能にする「魔法の言葉」だと思いませんか。

想像してください。
部下に仕事を依頼する時は、どのようなシチュエーションが多いでしょうか。
「自分が忙しくて手が回らない時」ではありませんか。
だって、忙しくなければ自分でできますから。
でもそんな忙しい時に、部下に教える時間を作れますか？

先輩「○○さん、この作業をお願いしたいんだけど、できますか？」
部下「やったことがないのですが、やり方を教えてもらえませんか？」
先輩「じゃあ大丈夫です。やっぱり自分でやります」

このようなやりとりをした覚えはありませんか。
よしんば教える時間を取ったとしても、途中で何度も質問があったり、
でき上がったアウトプットがイメージと違うことはありませんか。
これでは依頼者も作業者も気持ちよく仕事なんてできないですよね。

それが「Teachmeに入っているから、それ見てやってもらえませんか」だけで
済んだとしたら、これほど楽なことはありません。

依頼者も作業者も気持ちよく仕事をするために。
この「魔法の言葉」
皆さんも使ってみませんか？

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