テレワークでレビューを受けて気づいたこと

皆さん、こんにちは。

コロナウィルスの感染が拡大し、緊急事態宣言が発令してから3週間が経過しました。
多くの企業で新しい仕事の仕方を模索し、実践しているのではないでしょうか。

弊社でも3月30日からテレワークに切り替え仕事を行っています。

先日は社員全員でZoom飲み会を開催しました。
私はというと、対面の時と変わらず酔っぱらってしまい、
いつものように翌日は二日酔いになってしまいました。

家にいるからといって気を抜いたらいけませんね。
家で飲むときは500mlのストロングチューハイ缶を3本までにしようと思います。

さて今回のコラムでは、テレワーク中に小川からレビューを受けた際に使用した
ZoomとGoogleドライブの組み合わせが非常に便利だったので、それを記事にしようと思います。

 

私が小川のテレワークでレビューを受けたのは4月1日でした。
これがテレワークでの初めてのレビューです。

使用したツールはZoomとGoogleドキュメントです。

Zoomはパソコンで行うテレビ電話だと思ってください。

URLを発行し、テレビ電話を行いたい相手にURLを伝えアクセスしてもらうと
パソコン上でテレビ電話が出来るようになります。

Googleドキュメントはクラウドで管理するWordのようなものだと思ってください。

Zoomを活用すれば相手の顔を見て話が出来ます。
画面共有も出来るので、相手と資料を共有することもできます。

しかし問題は、資料を見ながらお互いが同時に編集をできない点です。

ここでいう「同時編集」とは、私と小川が1つのデータを共有し、
お互いに加筆・修正した内容が反映されることです。

今回は私が書いたメモを小川と共有することで、小川の意図と合っているのかをチェックし、
もし間違いがあれば、その場で直すということを行うために、
1つのデータを2人で同時編集できることが必要でした。

イメージは会議中のホワイトボードです。ホワイトボードは皆で見ることができ、
間違いがあれば参加者が修正します。それと同じことを行いたかったのです。

これを解決するためにGoogleドキュメントを活用しました。

これは、クラウドにファイルを作成し編集許可を与えれば、
誰でも・何人でも同時に編集することが出来ます。

これを使用すれば、Zoomで話しながら、Googleドキュメントでメモを取り、
その内容を小川が確認、修正の必要があれば適宜小川が修正をするということが出来ます。

「画面共有しているのだから、共有者が指示を口頭で受けて修正をすればいい」
という意見もあるかもしれません。

確かに口頭で伝えられることはそれで問題ありませんが、
例えばpowerpointで作成した資料のレビューの場合はどうでしょうか。

上司が新人に対してレイアウトを指示する場合、細かく指示を出す必要があります。
文字の大きさ、図形の大きさ、線の細さなどイメージを伝える時に、それを部下に
「左上の画像を選択し、その中から「▲」を選択して、枠線は赤、中の色は白」などと
細かく指示をするのは、伝える側も操作する側もストレスがたまります。

イメージを伝える場合はGoogleドキュメントで資料を共有し、
同時編集をした方がお互いのストレスは軽減されます。

そして、その場で部下のメモを見ることが出来るということは、
間違った理解をすぐに修正できるということです。

実際私のメモでも「伝えたいことの本筋を捉えていない」ということで
何度か修正をしてもらいました。（恥ずかしながら漢字間違いも…）

 

上司と部下の間で起こりがちな、
「伝えたことと違う行動をする」（上司）と
「言っていることが違う」（部下）。

これは自分の言っていること正しく伝えられていない、
もしくは相手の言っていることを正しく理解できていないことで発生します。

このGooglesドキュメントとZoomを使ったレビュー方法は、
テレワークにおいて、この2つを解決する手段の1つになるかもしれません。

ぜひ一度皆さんも試してみてください。

また他に「こんな方法があるよ」ということをご存知の方がいらっしゃったら、
私に教えてください！

 

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