4度の失敗から学んだこと

皆さん、こんにちは。

今から約2年前の2019年5月19日に100kmマラソンに挑戦しました。
結果は50kmを目前にして時間内に関門を突破することが出来ず、リタイアでした。

それから2年、今年の5月23日に60kmに出場することを決めました。

100kmにしなかったのは、前回の50kmをまずは超えたいということと、
何よりもゴールの感動を味わいたいからです。

そして早速先週10kmを走りましたが、足が痛くて痛くて、
翌日からの筋肉痛に泣きそうになってます。
残り2ヵ月弱、60km完走できるようにトレーニングしていきます。

 

さて今回はマニュアルの効果についてです。

先月私は「契約書の捺印の場所について」のマニュアルを作りました。
理由は契約書を作成するのに4度も失敗したからです。

契約書は片面印刷でページ数は10ページ程度です。

印刷後は、左端の上下2箇所にホッチキスでとめ、製本テープで左端をとめます。
※コラムを書きながら、ホッチキスをとめる場所を説明するのが難しいと痛感しています。

その後、裏表紙の上部に割印を、製本テープの上に印を押します。
これで完成です。

たったこれだけ、文章にすると2行、説明すると3分程度の作業に4度も失敗しました。

1度目は、製本テープを綺麗にはれませんでした。

製本テープは丸めて保管しているので、貼ろうとする時に丸まってしまいます。
綺麗に張ろうとしても、途中空気が入ってしまい、見栄えが汚くなってしまいました。
失敗です。

そのため、次は製本テープの上部をテープで机にとめ、
固定して丸まらないようにしてから契約書をはりました。

この方法で空気も入らず綺麗に貼ることができました。

2度目は裏表紙の上部に押す割印です。

製本テープを綺麗に貼った後、割印を押すと、印鑑が綺麗な割印になりません。
なぜなら契約書が10ページもあるため厚みがあり、厚みの分だけ空白になるからです。

この時私が思ったのは「押す時の力が弱かったか…」ということ。

ということで3回目の作り直しです。

次は力を強くして、しっかり押しました。
ですが、やはり空白部分が出来てしまいます。困りました。

『これは何度やっても同じだ。皆どうやって綺麗に押しているのだろう』と不思議でした。

悩んだ結果気づきました。
2冊の契約書のうち1冊を裏表紙1枚だけ重ねればいいんだと。
そうすれば厚みがなくなります。

そして4度目の作り直し。

結果はもちろん成功です。
やっと正しく契約書を作成することができました。

しかし、成功するまでにかかった工数と無駄に終わってしまった3冊の契約書が
「何やってたんだ…無駄が多すぎるだろ」と現実を私に突きつけます。

だって、一冊の契約書に1時間、
製本テープ3回分、紙を30枚近く無駄にしているのですから。

 

さて、このような想いをしながら作成した契約書。

お客様には私と同じように割印する時に失敗して欲しくない、というのと、
どこに押印すればいいかを明確にするために、
押印場所を示したマニュアルをTeachmebizで作成しました。

もちろん社会人でしたら、これぐらいは常識だとおっしゃる方もいると思います。
ですが、実際に失敗した身としては、念には念を入れておきたかったのです。

Teachmebizで手順書を作成するのは15分程度でした。

写真を撮影し、図形を入れて、説明文を入れる。
それだけです。

完成後は、それをPDFに出力して印刷し、契約書と一緒に同封しました。
もちろん返送していただいた契約書は問題ありませんでした。

契約書の割印の仕方なんて、
誰もが「出来て当たり前」と思うことなのではないでしょうか。

しかし、誰でも初めてはあります。そして失敗もします。
その失敗を出来るだけしないようにするのがノウハウ集であり
手順書なのだと思います。

そしてこういう細かいノウハウを溜めていくことが
効率を上げることにつながるのだと痛感しました。

ちなみに私がこの時に作成したマニュアルはこちらです。
https://teachme.jp/39636/manuals/11184208/
よかったらご覧になってみてください。

これからも少しづつノウハウ集を作っていき、
コラムの中で紹介していけたらと思うので、
また完成したら報告します。

 

※下記サイトもご覧ください。

日本初のレジリエンス研修専門サイト
＞＞＞レジリエンス研修

※弊社オウンドメディアの『マネジメントDX』はこちら。
＞＞＞https://management-dx.jp/

※動画マニュアル『Teachmebiz』の専用サイトはこちら。
＞＞＞https://teachme.h-mbo.com/