「作成」よりも「準備」こそが質の高いマニュアルを作るカギ

皆さん、こんにちは。
やっと暑い夏が過ぎ、涼しくなってきました。
私の8月中旬から9月上旬は、TeachmeBizを使ってマニュアルを20本近く作成し、
社内チェック・お客様チェックを行っていました。
作成自体は簡単なTeachmeBizですが、
わかりやすいマニュアルを作るには押さえるべきポイントが多く苦労しました。
この苦労を知ると、「せっかく作ったのに使ってくれない」ことがとても悲しく、
作るのを止めてしまう担当者の気持ちがわかるようになりました。

今回のコラムでは作成したマニュアルを使ってもらうために
アドバイスをもらったポイントを2つお伝えしようと思います。
そのポイントとは、
・動画と説明が違っている
・動画なのに重要な所が撮影されていない
です。
動画を撮影したことがある人なら「当たり前」なことかもしれませんが、
撮影に慣れていない人の場合、編集する段階になってこの2つに気づくことがあります。

動画と説明が違っているというのは、例えば飲食店でお客様に料理を提供する際、
笑顔で料理を提供しましょうと説明では書いているのに、
動画を見ると笑顔ではなく真顔で提供しているということです。
モデルが撮影に慣れていない場合、緊張から笑顔がなくなってしまいます。
そんな時には声をかけてあげるしかありません。
私は撮影の時に笑顔になってもらうために
私自身が満面の笑顔で話しかけるということをやっています。
言葉は何でもいいんです。
「笑顔が固いですね～、もう少し笑いましょうか～？」のように
月並みの言葉（文章で書くと全く笑うところのない言葉ですが）でも
撮影者が満面の笑顔で言葉をかけてあげると、モデルは緊張が和らぐので試してみてください。

動画なのに重要な所が撮影されていないというのは、例えば病院の場合、
お客様からカルテを受け取るマニュアルを作成した時に
肝心の受け取るシーンが撮影されていないということです。
もう少し詳しくお伝えすると、
ポイントだと知らずに撮影したシーンを上司からポイントだと指摘されたが、
角度的に手元が人影に隠れて見られないといったことです。
（カルテを受け取るという動作はわかるけど、ポイントの動作が撮影されていないということです）
これをどうやって解決するか。
それは面倒でも事前に
マニュアルリスト・手順の棚卸・ポイントの共有の3つの手順を踏むことです。
業務に詳しい方が撮影も作成も担当するのならばいいですが、
そうではない場合リストを作成するだけではポイントがわからず
必要なシーンを撮影していないということが起きてしまいます。
そのため大変でもマニュアル作成リストと同時に手順とポイントがわかる資料も作成しましょう。

このように最初にいくつかのポイントさえ押さえておけば、作り直しの手間はなくなります。
作るのは簡単ですが、
その前の準備をしっかりと行うことが重要だと気づいた今回のマニュアル作成でした。
今作っている方も、これから作る方も、導入を検討している方も、
作成よりも準備が大事だということを覚えておいてくださいね。
準備で不安もしくは不明なことがあれば、いつでも私までご連絡ください。

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